Як обрати ПРРО для інтернет-магазину: 7 критеріїв і питання до сервісу

Замість рейтингу працюють питання. Нижче сім критеріїв, і для кожного є одне питання, яке варто поставити сервісу до оплати, та відповідь MasterKasa, щоб було з чим порівнювати. Чи потрібен ПРРО вам узагалі — таблиця за способом оплати.

1. Чек формується автоматично після оплати чи вручну

Для інтернет-магазину чек має формуватися автоматично, бо оплата приходить без вас: уночі, у вихідні, коли ви на складі.

Закон вимагає чек на кожну розрахункову операцію§, а за пропущений чек штраф становить 100 % суми продажу за перше порушення і 150 % за наступні. Якщо ж чек створює касир у кабінеті або застосунку, пропуски — лише питання часу. Безкоштовний ПРРО від ДПС працює саме так: чек у ньому вручну створює касир.

Питання до сервісу: «Що саме запускає чек — подія оплати в моєму магазині чи дія касира?»

MasterKasa: чек з’являється, щойно замовлення в магазині позначене оплаченим. Окремого кабінету каси, куди треба заходити й тиснути кнопки, немає.

2. Застосунок для вашої платформи чи інтеграція через провайдера

Автоматичний чек можливий лише тоді, коли каса бачить ваші замовлення: через застосунок для платформи або через провайдера за API.

Провайдером буває платформа, CRM чи платіжний сервіс, у який каса вбудована за API. Якщо ви підключаєтеся через провайдера, з’ясуйте, з ким у вас договір і хто виставляє рахунок.

Питання до сервісу: «Є застосунок саме для моєї платформи? Якщо ні — хто провайдер, і чи додає він свою націнку до ціни чека?»

MasterKasa: застосунок для Shopify (у Shopify App Store), застосунки для OpenCart і WooCommerce готуються; інші платформи — через провайдера за API. У власних застосунках провайдером є сам сервіс, тому шкала на сайті — ціна для магазину. Статус платформ — у розділі «Як підключити касу».

3. Ціна при вашій кількості чеків: три сценарії

Рахуйте не «за місяць», а на свої числа: абонплата й плата за чек дають різний рахунок залежно від обсягу.

У таблиці — типові сценарії для магазину. Для абонплати взято діапазон відкритих тарифів типових сервісів за одну касу: близько 190–350 ₴ на місяць, жовтень 2026. Кваліфікований сертифікат і хмарне сховище ключа в усіх варіантах ви оплачуєте надавачу окремо.

Питання до сервісу: «Скільки я заплачу за 50, 200 і 1 000 чеків на місяць, за місяць без продажів і за другу касу?»

MasterKasa: 1 ₴ за операцію для перших 100 за 30 днів, 0,50 ₴ для наступних 100, з 201-ї — стеля 200 ₴ за період до 3 000 чеків на всі каси організації, далі 0,10 ₴ за чек. Зміна, Z-звіт і службові операції не тарифікуються. Порахувати на свої числа — калькулятор; де абонплата дешевша — чесно у статті безкоштовний ПРРО чи плата за чек.

4. Де зберігається ключ підпису

У хмарному сховищі кваліфікованого надавача, а не файлом із паролем на сервері сервісу.

Кожен чек сервіс підписує вашим КЕП. Закон «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» вимагає, щоб особистий ключ був під одноосібним контролем власника§. Він же покладає на власника обов’язок не допускати до ключа інших осіб§.

Питання щодо файлу ключа поставлять вам, а не сервісуКопія файлу ключа з паролем на сервері сервісу ставить цей обов’язок під сумнів.

У хмарному сховищі кваліфікованого надавача ключ сховища не покидає, а сервіс підписує за вашим дорученням і лише те, що видно в журналі. ДПС таку схему передбачає прямо: у формі 5-ПРРО є ідентифікатор ключа з «Хмарного сховища».

Питання до сервісу: «Де фізично зберігається мій ключ, хто має до нього доступ і чи можу я відкликати цей доступ сам, без звернення в підтримку?»

MasterKasa: сервіс працює лише з хмарним сховищем ключа (зараз — DepositSign) і файл ключа не приймає. Токен доступу й пароль до ключа сервіс зберігає зашифрованими, а токен ви відкликаєте в кабінеті DepositSign будь-коли. Для ТОВ ми радимо електронну печатку§. Детально — у розділі «Ключі й закон».

5. Офлайн і що буде при недоступності ДПС

Закон дозволяє ПРРО працювати офлайн не більше 36 годин поспіль і 168 годин на місяць, тож порівнюйте, хто вмикає офлайн і як чеки потім потрапляють у ДПС.

Фіскальний сервер ДПС буває недоступним. Якщо в сервісі чеки «просто не формуються», поки ДПС не працює, ви залишаєтеся без чеків у найгірший момент. А сервіс, який сам іде в офлайн без перевірки, ризикує вийти за ліміти.

Питання до сервісу: «Що відбувається з чеками, коли ДПС недоступна: хто вмикає офлайн, як рахуються ліміти і як чеки доходять потім?»

MasterKasa: сервіс спершу сам перевіряє, що ДПС справді недоступна. Лише тоді адміністратор відкриває офлайн-сесію або спрацьовує його заздалегідь виданий разовий дозвіл. Чеки отримують номери із зарезервованого діапазону і після відновлення зв’язку передаються автоматично. Самовільно каса в офлайн не йде. Блекаут у вас нічого не зупиняє: каса працює на сервері.

6. Зберігання і вивантаження історії

Не менше 1095 днів, і так, щоб ви могли вивантажити все, навіть якщо підете.

Цей строк встановлює Податковий кодекс§, і для ПРРО він стосується чеків, Z-звітів і квитанцій ДПС. Питання не лише «скільки», а й «чи віддадуть»: якщо історія доступна тільки в кабінеті, поки діє підписка, при зміні сервісу ви залишаєтесь без доказів.

Питання до сервісу: «Чи зберігаєте ви чеки, Z-звіти і квитанції ДПС 1095 днів, і чи можу я вивантажити все в машиночитаному вигляді, зокрема якщо піду?»

MasterKasa: сервіс зберігає фіскальні документи, квитанції ДПС і незмінний журнал із хеш-ланцюжком не менше 1095 днів без автоматичного видалення. Журнал операцій ви вивантажуєте у JSONL або CSV у будь-який момент, а чеки і Z-звіти — через API.

7. Повернення, післяплата, кілька кас

Ці три ситуації трапляються в інтернет-магазині щомісяця, і сервіси поводяться в них по-різному:

• Повернення товару потребує окремого чека повернення. Якщо його треба робити вручну в кабінеті, це той самий касир із пункту 1.
• Післяплата. Чек потрібен, і має значення, в який момент сервіс його формує (детально про післяплату).
• Друга каса за абонплатою часто означає другий рахунок.

Питання до сервісу: «Чи формується чек повернення автоматично при refund у магазині? Коли формується чек при післяплаті? Скільки коштує друга каса?»

MasterKasa:

• Чек повернення сервіс формує, коли ви оформлюєте повернення в магазині: повний, за окремими позиціями або за частиною кількості. Сторнування доступне для останнього чека каси, і кожна з цих операцій рахується за тарифом як одна.
• При післяплаті чек з’являється, коли замовлення позначене оплаченим, тобто в момент зарахування коштів від перевізника.
• Друга й наступні каси організації не коштують доплати, бо шкала рахує всі операції разом.
• Часткову оплату (передплату й остаточний розрахунок) сервіс підтримує, на кожен платіж — свій чек.
• Сервіс не підтримує переказ коштів, обмін валют, видачу готівки, ломбард і пальне.

Чекліст: питання, добра відповідь, червоний прапорець

Чому «рейтинг ПРРО» не замінить ці питання

Рейтинг усереднює сценарії, а жоден рейтинг не знає ваших чисел.

Кав’ярня з касиром, кур’єрська доставка з готівкою, інтернет-магазин на Shopify і маркетплейс оцінюють касу за різними критеріями. Для інтернет-магазину вирішальні перші два пункти: автоматичний чек і застосунок для платформи.

А ціна залежить від обсягу:

• до 200 чеків на місяць плата за чек дешевша за абонплату;
• від 201 до 3 000 вони порівнянні;
• понад 4 500 з однієї каси абонплата може бути дешевшою.

Десять хвилин із калькулятором і сімома питаннями дадуть більше, ніж будь-який рейтинг.

Зміна сервісу без перереєстрації каси

Перейти можна без нової реєстрації, бо фіскальний номер присвоєно вашій господарській одиниці, а не сервісу.

Каса, зареєстрована в ДПС, належить вам, і новий сервіс отримає її дані з фіскального сервера під час синхронізації. Для переходу потрібні дві речі:

• Ключ у хмарному сховищі, заявлений для цієї каси у формі 5-ПРРО, або нове повідомлення 5-ПРРО на новий ключ.
• Перехід між змінами, після Z-звіту, бо одночасно з двох сервісів одна каса працювати не може.

Історія чеків лишається в попередньому сервісіТому вивантажте її до переходу (пункт 6).

Як виглядає реєстрація з нуля — у статті про реєстрацію ПРРО.